Roskilde kommune er underlagt love og regler, som f.eks. lovgivning om arkivering, persondata, aktindsigt mv.
I bestræbelse på, at give borgerne nemmest mulig adgang til oplysninger om, hvordan byggesager forvaltes, er byggesager lagt offentligt og digitalt på kommunes hjemmeside, og det er værd at bemærke at:
- Arkivet indeholder alene oplysninger, der skal være tilgængelige i en eller anden form.
- Arkivet indeholder ikke følsomme personoplysninger.
Roskilde Kommune arbejder efter statens fællesoffentlige digitaliseringsstrategi, der skal sikre en sagsbehandling der er hurtig, åben, brugervenlig og sikker, og bl.a. derfor tilbyder vi, såvel borgere som erhvervsliv, nem og åben adgang til arkivalierne.
Roskilde kommune opfylder sine forpligtigelser i forhold til arkivering og bevaring og har sikret sig, at der ikke i arkivalierne fremkommer fortrolige og/eller følsomme personoplysninger, ligesom der ikke fremkommer oplysninger på ejendomme der har navne- og adressebeskyttelse.
Arkivpligt
I henhold til arkivloven med tilhørende bekendtgørelser skal alt, hvad en kommune modtager af breve, forespørgsler, ansøgninger m.v., som skal besvares eller sagsbehandles, som udgangspunkt gemmes og opbevares. Det gælder uanset hvem brevet måtte være stilet til. Der er i henhold til loven ikke krav til hvordan kommunerne opbevarer sine byggesager. I dag har stort set alle kommuner dog deres byggesager i elektronisk form.
Alle henvendelse bliver således registreret i vores it-systemer. Heri indgår også telefonsamtaler når disse vurderes, at indeholde oplysninger af væsentlighed for sagens afgørelse, og der derfor er taget notat af samtalen. Samtaler uden sådant indhold vil ikke blive noteret, og derfor heller ikke ligge i byggesagen.
Offentlighedsloven
I henhold til offentlighedsloven har alle borgere adgang til aktindsigt i kommunens byggesagsarkiv. Som nævnt har kommunen lagt dette ud med direkte offentlig adgang for bl.a., at lette borgernes adgang til aktindsigt i kommunens digitale byggesagsarkiv. Det samme har i øvrigt stort set alle andre kommuner med digitale arkivalier.
Persondataloven
De oplysninger der indgår i behandlingen af sagen, er alene medtaget som nødvendige af hensyn til udførelsen af vores opgave som myndighed jf. lovens § 6 litra 6. Skulle der fremkomme oplysninger af følsom personlig karakter, jf. lovens §§ 7 og 8, som ikke uden videre må oplyses, vil disse ikke være synlige i arkivet. Sager og dokumenter kan dog udleveres/åbnes op ved anmodning om aktindsigt, idet følsomme personlige oplysninger vil blive fjernet.
Navne- og adressebeskyttelse
Arkivet modtager også oplysninger om navne- og adressebeskyttelse, og hele sagen bliver låst for offentligheden når der er pålagt beskyttelse. Sager og dokumenter kan dog udleveres/åbnes op ved anmodning om aktindsigt, idet oplysninger der kan røbe identitet vil blive fjernet.
