Aktindsigt

Du kan få aktindsigt via brev, fax, e-mail, telefon eller ved personlig henvendelse. Der er altså ingen formelle krav.

Du skal ikke begrunde dit ønske om aktindsigt. Det er ikke nødvendigt at kende sagens journalnummer eller navn. Når du søger aktindsigt, skal ansøgningen indeholde de oplysninger, som er nødvendige for, at vi kan finde frem til sagen. Din ansøgning skal også indeholde et tema for ansøgningen. Vi vil gerne vejlede og hjælpe med at afgrænse dit tema for ansøgningen.

Du kan kun få aktindsigt i det, der allerede er i sagen. Kommunen er således ikke forpligtet til at udarbejde nyt materiale, analyser, statistikker m.m. Dog kan kommunen udarbejde såkaldte dataudtræk.

Kommunen skal give aktindsigt så hurtigt som muligt. Vi skal træffe en afgørelse inden 7 arbejdsdage efter at have modtaget din anmodning. Kan vi ikke nå det inden for denne frist, skal vi underrette dig om årsagen hertil, og om hvornår du kan forvente at få den endelige afgørelse.

Du har krav på en begrundelse, hvis kommunen ikke fuldt ud imødekommer din anmodning om aktindsigt.

Du kan få aktindsigt elektronisk, i papirform eller ved at gennemse sagen hos os. Det sidste kan blive aktuelt, hvis dokumenternes antal, deres karakter eller form taler afgørende imod kopiering.

Kommunen kan kræve betaling for fotokopier på mere end 25 sider - 10 kr. for den første side samt 1 kr. for de følgende.

For visse sager gælder loven ikke. Den vigtigste type er personalesager. Her kan du kun få oplyst den ansattes navn, stilling, uddannelse, arbejdsopgaver, lønmæssige forhold og tjenesterejser.

For chefer må vi endvidere oplyse om disciplinære sager, som er mindre end to år gamle.

Interne arbejdsdokumenter er som udgangspunkt undtaget fra aktindsigt. Interne arbejdsdokumenter er bl.a.:

• dokumenter, som kommunen udarbejder til eget brug

• breve mellem kommunens egne enheder herunder mellem kommunalbestyrelsen og dens udvalg, forvaltninger, afdelinger og andre organer

I nogle tilfælde har du krav på aktindsigt i interne dokumenter. Det drejer sig om tilfælde, hvor kun det interne dokument indeholder kommunens endelige beslutning i sagen. Eller hvis kun det interne dokument indeholder oplysninger, der er omfattet af reglerne om notatpligt.

Du har også krav på at få oplysninger om faktiske forhold, der ikke fremgår af andre dokumenter i sagen end de interne.

Andre specielle dokumenter kan være undtaget fra aktindsigt. Det kan f.eks. være kommunens brevveksling med en advokat f.eks. i forbindelse med retssager eller dokumenter i forbindelse med aftaler om indkøb, tilbud mv.

Væsentlige hensyn til kommunens interesser kan efter en konkret vurdering bevirke, at aktindsigt begrænses. Det gælder f.eks.:

• hensynet til gennemførelse af kommunes kontrol- eller planlægningsopgaver

• hensynet til kommunens forretningsvirksomhed og økonomiske interesser

Retten til aktindsigt omfatter ikke oplysninger om fortrolige forhold som f.eks.:

• oplysninger om enkeltpersoners private eller økonomiske forhold

• oplysninger om private virksomheders drifts- eller forretningsforhold eller tekniske indretninger

Selvom visse dokumenter eller oplysninger efter loven kan undtages for aktindsigt, har kommunen pligt til at vurdere, om der alligevel kan gives såkaldt meroffentlighed i dokumenterne eller oplysningerne.